1

日常接待

做好学院来客来访人员的接待（先起草接待方案报批）。

重大接待实行项目清单制，督促、参与专项接待。

2

行政值班

安排好日常行政值班，按月发布。

每日检查前一天值班记录情况，对反应的问题提出处理意见并督办到位

做好重大节假日的值班安排。

3

公文流转

按照《长艺职院公文处理流程》，完成校内外各类公文、信函、文件的流转。每份文件需先填写“来文登记表”。

对所有文件进行跟踪、督促、落实

将重要文件及时发董事长和党委书记阅。

以月为单元，将各级文件用专门文件夹、分电子稿和纸质稿存放，做好索引，便于查找

每天18：00左右，将当天收到的文件打包，附上“来文登记表”，发董事长。

4

宣传工作

负责学校宣传工作。做好日常新闻采集、照相、来访领导、重大活动的跟踪宣传报道。及时向学校五大宣传平台更新、推送文稿。

负责长艺官网、长艺官微、创业官网、创业官微、民艺官微五个校级宣传平台的日常维护、改版、安全防护等日常营运与管理。

负责对各部门宣传稿件的审阅、把关。

负责各部门子网站的月考核，月底提交“子网站考核月报表”。

每年按学校要求，完成中央、省、市等各级媒体推送宣传学校的文章。

对全校宣传专栏和各类广告牌、标牌、显示屏等进行日常管理、维护、更换和内容更新。

5

会议筹组

负责每周的院长办公会、院务委员会的筹备工作。会后起草会议纪要并跟踪落实纪要内容。发布每周工作计划。

负责每月行政干部会的筹备工作，会后起草会议纪要并跟踪落实纪要内容。发布“月度工作要点”和“月度工作督查报告”。

每学期初筹备全校开学教职工大会，起草会议各种文件、文案和讲话稿。

每学期末筹备全校教职工总结大会，，起草会议各种文件、文案和讲话稿。

负责学校层面专题会的筹备工作，起草会议纪要并督促落实。

负责学校重大活动的筹备工作，根据活动安排完成布置的工作任务。

6

文案起草

起草学校发展规划、年度工作要点（计划）、年度工作总结

起草学校学期工作计划、学期工作小结

起草学校月度工作要点（计划）、月度工作综述（小结）

起草学校月度行政干部会、院长办公会、院务委员周例会等会议纪要

起草重要会议、活动的主持辞和领导讲话稿

学校上报材料（汇报、总结、方案等）的组织、撰写、把关、审核和上报工作

起草或参与起草学校文件、请示

起草或参与起草学校层面规章制度。

7

资产管理

管理办公室或分派给办公室的各种设备设施。完成学校资产管理处安排的阶段性工作。

8

办公品申购

申购、管理、登记办公室日常办公用品。

9

档案管理

收集整理学校档案。将办结的文件以月为单元归档，以学期为单元装订，以年度为单元存柜。

做好档案的开放和利用工作。

10

印鉴管理

负责集团所有机构的印章、法人私章、办学许可证、法人登记证、营业执照的登记、管理工作。严格履行盖章手续和证书出借规定。

11

保密文件

负责保密文件的领取、流转、落实与归档工作

12

信访工作

按学校《信访条例》，负责全校信访工作

对信访投诉工作进行统计，发布月度信访报告

对倾向性、普遍性的信访（投诉），及时报告董事会和院领导

13

工作督查

每日抽查各职能部门出勤、办公、日工作计划上墙、清洁卫生等日常工作情况。每周六提交“每周督查报告”

对所有会议纪要、工作要点、工作计划及临时布置的工作任务进行跟踪督查，提交“月度工作督查简报”

对各部门工作按《部门应提交的月度工作报表》进行督查。

14

工作协调

负责学院各部门之间的工作协调。根据需要提请分管领导召开工作协调会

15

会展服务

学校组织或参与的大型会展、董事长安排工作的策划、设计、布置、落实

16

电话费编报

每月28日对行政人员电话的额度、人员进行审核，报院领导审批后，送财务处执行。

17

机构年检

完成一年一度的集团七个民办非企事业机构的年检和证件续办工作

18

统计年报

完成一年一度的长艺职院、创业中专、湖北省民间工艺技师学院等三个机构的统计年报工作

19

质量年报

完成一年一度的长艺职院、创业中专、湖北省民间工艺技师学院质量年度报告

20

招生工作

服从学校安排，完成招生任务

21

期末进程表

编制期末工作进程表，督促落实进程表中的各项工作

22

创收工作

开源节流，做到人走灯灭，不出现长明灯、长流水现象，合理并节俭使用办公耗材等

23

预算结算

对本学期费用进行结算，对下学期费用进行预算

24

校历作息

统筹教务和教学部门，拟定每学期校历和作息时间并及时发布。

25

创文工作

按市委创文办和市教育局创文办要求，负责全校创文工作。

26

文件编印

编辑、印制各类上行文、平行文、下行文